Das Projektmanagement ist ein anspruchsvolles und vielseitiges Arbeitsfeld. Sie haben Zeitabläufe und Budgets im Blick zu behalten, müssen Ressourcen aufeinander abstimmen, während Ihre Tätigkeitsbereiche von kreativen Lösungsstrategien bis zu effizientem Zeitmanagement reichen. Um diesem spannenden Beruf gerecht zu werden, sollten Sie als Projektmanager diverse Tools und Methoden kennen, die Ihre Arbeit erleichtern. Wir stellen Ihnen die wichtigsten vor.
Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan definiert die Projektziele und die dafür benötigten Anforderungen. Dazu zählen zum Beispiel die erforderliche Zeitspanne, Mitarbeiterkapazitäten sowie finanzielle Ressourcen, die dafür aufgebracht werden müssen. Nun zerlegt der Projektstrukturplan die Projekte in übersichtliche, kontrollierbare Teilaufgaben. Er markiert sozusagen bestimmte Etappen, die es zu erreichen gilt. Darauf aufbauend werden weitere Termin-, Kosten- und Zeitpläne erstellt. Zudem werden die Aufgaben an entsprechenden Abteilungen und Mitarbeiter verteilt. Projektstrukturpläne sind wie ein „roter Faden“ für alle Beteiligte und können gemeinsam im Team erstellt werden. Wie das funktioniert und warum die Zahl 10 hierbei eine große Rolle spielt, erklären wir Ihnen in im Beitrag „Projektscope und Projektstrukturplan“
Netzplantechnik und Gantt-Chart
Netzplantechnik und Gantt-Chart sind Visualisierungsmethoden, die den zeitlichen Ablauf und daraus resultierende Abhängigkeiten darstellen können. Was ist in der Vorplanung zu beachten? Welche Arbeitsschritte müssen chronologisch abgearbeitet werden, welche können zeitgleich bearbeitet werden? Wichtige Termine und Meilensteine werden hier ebenfalls mit aufgenommen.
Die Themen Netzplantechnik, kritischer Pfad und Gantt-Chart stellen wir Ihnen detailliert in diesem Blogbeitrag vor.
Pufferplanung
Nur in den seltensten Fällen laufen Projekte reibungslos. Um auf etwaige Probleme oder Verzögerungen vorbereitet zu sein, ist die Einplanung von Puffern äußerst wichtig. Dies bezieht sich jedoch nicht nur auf zeitliche Puffer. Die Berücksichtigung von finanziellen und qualitativen Puffern bei der Planung mindert ebenfalls Risiken. Wie Sie diese drei Puffer richtig einplanen und welche Vorteile dies für das Projektmanagement bringt, erfahren Sie in einem weiteren, informativen Beitrag.
Ishikawa-Diagramm
Treten Probleme im Prozessablauf eines Projektes auf, müssen Lösungen gefunden werden. Doch nur wer die Ursache dieser Probleme oder Verzögerungen kennt, kann entsprechend handeln. Um dieser herauszufinden und zu bewerten, empfiehlt sich das Ishikawa-Diagramm, benannt nach seinem Erfinder. Es ist ebenfalls als Fischgräten-Diagramm bekannt. Wie genau dieses aussieht und wie die Methode funktioniert, erfahren Sie hier.
STEP-Analyse
Ihr Unternehmen möchte seine Produkte in einem neuen Land oder Markt einführen? Um diesbezügliche Chancen, Risiken und Prognosen zu erstellen, eignet sich die STEP-Analyse vorzüglich. Auch Veränderungen in einem stark schwankenden Marktsegment oder einer sich schnell entwickelten Branche können mithilfe der STEP-Analyse rechtzeitig erkannt werden. Diese Methode analysiert vor allem die Umwelt des Unternehmens (Makroökonomie). Dazu gehören
sozio-kulturelle (S), technologische (T), ökonomische (E für economic) und politische (P) Faktoren.
Ivy Lee-Methode
Zeit ist eine wertvolle Ressource. Um Ihren eigenen Büroalltag als Projektmanager effizienter zu gestalten, eignen sich diese Methode, mit der Sie Ihr Zeitmanagement perfektionieren können. Zum einen die Ivy Lee-Methode, auch 25.000 Dollar Methode genannt. Hierbei handelt es sich um eine professionalisierte Version einer To-Do-Liste, bei der Sie in sechs Schritten pro Tag sechs Aufgaben erledigen. Dadurch können Sie lästiges, zeitraubendes Multitasking vermeiden.
Pareto-Prinzip
Auf welche Projekte sollten Sie sich fokussieren, um einen möglichst hohen Gewinn zu erzielen? Die Antwort darauf kann Ihnen das Pareto-Prinzip liefern. Diese auf den italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto zurückgehende Methode besagt, dass 80 Prozent aller Leistungen mit nur 20 Prozent des Einsatzes erzielt werden können. Das Pareto-Prinzip gibt Ihnen Hinweise darauf, wie Sie mit möglichst wenig Mitteln den größtmöglichen Erfolg erzielen. Damit ist es ein weiteres Instrument für die effiziente Zeit- und Ressourcenplanung.
Das A und 0: die passende Software
Das wohl wichtigste Werkzeug für Ihr Tagesgeschäft ist die passende Software. Mit ihr behalten Sie alle wesentlichen Bereiche des Projektmanagements im Blick. Kosten- und Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Soll-Ist-Vergleich, Prognosen, Reports – alle wichtigen Vorgänge laufen zentral über diese Software. A-Plan bietet Funktionen wie Projekt- und Ressourcenplanung, Projektplanerstellung, Kostenplanung, Soll-Ist-Vergleich, Prognosen, Reports, Zeiterfassung und ist darüber hinaus kompatibel mit MS Projekt und MS Excel. Hier können Sie eine kostenlose Testversion downloaden.
Berufsanfänger im PM?
Sie sind noch Anfänger im Bereich PM? Oder möchten sich einen systematischen Überblick verschaffen? Dann empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag „Checkliste Projektmanager: Tipps für PM-Neulinge“.
Diese Auswahl kann natürlich nicht alle zur Verfügung stehenden Methoden abdecken – welche wichtigen Techniken wenden Sie in Ihrem Berufsalltag an? Welche Erfahrungen haben Sie mit den vorgeschlagenen Methoden gemacht? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!